Debido a que en los entornos de trabajo un porcentaje Considerable de la información es manejada a través de documentos impresos, se requieren sistemas de gestión documental eficaces y fiables, que permitan, tanto la agilización del trabajo cotidiano, como la preservación de la memoria y el conocimiento de la organización, al tiempo que faciliten la accesibilidad, búsqueda y consulta de los documentos. Dentro de las actividades de asesoría, consultoría e interventoría que ofrecemos se destacan las siguientes:
• Análisis y diagnóstico documental de la situación real de fondos documentales y archivos de gestión que permita cuantificar, caracterizar y describir la documentación.
• Organización de fondos documentales acumulados.
• Digitalización de documentos.
• Almacenamiento y custodia de documentos.
• Implementación de la ventanilla única de correspondencia.
• La definición de las políticas de conservación y eliminación de los documentos.
• La elaboración de instrumentos y procedimientos de la gestión documental tales como tablas de retención –TRD, valoración documental, manuales de archivo, manuales de registro y correspondencia, y demás.
• La preparación de las herramientas que permitan la personalización y adaptación de los sistemas informáticos de gestión de documentos y los flujos de trabajo.
• El seguimiento y supervisión de los procesos de implantación de herramientas archivísticas e informáticas.
• Investigaciones institucionales y cuadros de estructuras orgánicas que faciliten la organización de los documentos de acuerdo con el principio de procedencia y orden natural.