NORMATIVIDAD APLICABLE A LA GESTION DOCUMENTAL

Ley General de Archivos [Ley 594 de julio 14 del 2.000) y demás normas vigentes. 

 

Decreto 1080 de 2015. por el cual se expide el decreto único reglamentario del sector cultura.

 

Resolución 8934 de 2014. Por la cual se establecen las directrices de Gestión Documental y Organización de Archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Ley 1409 de 2010  PROFESIONALIZA LA  ARCHIVISTICA EN    COLOMBIA

 

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA.

Artículos: 8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,313.

 

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

 

DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus

funciones.

 

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Ley 527 de 1999

Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Código Penal

Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los

documentos públicos.

Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

Código de Procedimiento Penal

Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.

Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.

Código de Comercio

Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales

– medios para el asiento de operaciones

Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.

Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se

expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Artículo 123. Soportes contables

Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de

Comercio

Decreto 2150 de 1995

Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las

entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de

tinta húmeda .

NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir” .

NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco

flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.

NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.

NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y

durabilidad”

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

 

DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe

realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o

jurídica.

 

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política

Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada

son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en

los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de

2003.

Decreto 2150 de 1995.

Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de

sellos, ventanilla única.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de

 

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

 

DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su

destinatario.

 

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995

Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

Acuerdo 060 de 2001.

Artículo 3.

 

TRÁMITE DE DOCUMENTOS

 

DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el

cumplimiento de su función administrativa.

 

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política.

Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las

autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El

legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar

los derechos fundamentales.

Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.

Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.

Decreto 2150 de 1995.

Artículos 6, 16, 17, 22.

Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la

recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio

de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.

Decreto 1222 de 1999

Artículo 33. Derecho de turno.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de

actos administrativos.

 

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

 

DEFINICIÓN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y

descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos

archivísticos.

 

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal.

Artículo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos

por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que

funcionen. Al efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado

o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas

correccionales.

Artículo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas

Departamentales, en los de los Departamentos y Municipios, dispondrán lo conveniente

respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos públicos y los demás

detalles relativos a los mismos.

Ley 80 de 1993.

Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La

acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50,51,52

y 53 de esta Ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la

ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción

penal prescribirá en veinte (20) años.

Código de Comercio.

Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados

cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último

asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por

el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su

reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los

libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma

firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento

utilizado para su reproducción.

Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo,

se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T. R .D.

Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las

entidades públicas del orden nacional.

Artículo 36.

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se

dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Acuerdo AGN 007 de 1994.

Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que crea el Comité Evaluador de

Documentos en los Departamentos, determina su integración y le fija la funciones.

Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las TRD.

Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29

de junio de 1994, Reglamento General de Archivos”, “Órganos de Dirección,

Coordinación y Asesoría”

Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD.

Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de

Comercio.

Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la

contratación de servicios de archivo.

Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración

y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la

Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se

liquiden, fusionen, supriman o privaticen.

Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización

de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen

funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los

artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.

Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en

relación con la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso

de liquidación.

Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de fondos

acumulados.

Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los documentos de archivo

de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

Circular AGN 01 de 2003. Organización y Conservación de los documentos de archivo.

Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organización de historias laborales.

Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias laborales.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la

Documentación Histórica al Archivo General de la Nación.

Resolución MinSalud 1995 de 1999. Establece normas para el manejo de la Histórica

Clínica. (Expedida por el Ministerio de Salud)

Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión Documental y se

aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.

Resolución AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del

Comité de Archivo del Archivo General de la Nación.

Resolución MinProtección Social 001715 de 2005. Por la cual se modifica la

Resolución 1995 de 1999.

NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.

NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.

 

CONSULTA DE DOCUMENTOS:

 

DEFINICIÓN: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la

información que contienen.

 

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política. Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y

difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e

imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Artículo 27. El Estado

garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. Artículo 74.

Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos

que establezca la ley. Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no

participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y

plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones

legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la

documentación oficiales…

 

Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal. ART. 315. Los Secretarios de las

corporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que expidan

relativamente a los negocios que les están confiados por razón de su empleo. ART. 316.

Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los

primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el

certificado se extenderá, pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y

pueda entregársele al interesado. De los certificados se dejará copia en un libro de papel

común. ART. 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los

documentos que existan en las Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden

administrativo, siempre que no tengan carácter de reserva; que el que solicite la copia

suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan

sacarse bajo la inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de

ésta. Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la

ley tengan carácter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden

del jefe de la Oficina de quien dependa.

Ley 57 de 1985.

Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.

Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición

de información.

Decreto 2126 de 1992.

Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.

Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.

Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.

 

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

 

DEFINICIÓN: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar

la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

 

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política.

Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la

conservación de un ambiente sano.

Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad

nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los

derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades.

Código Procedimiento Civil.

Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos,

planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones

magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en

general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las

inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.

Ley 47 de 1920.

Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 39 de 1981.

Artículos 1,2,3 y 4. Sobre conservación copias mediante microfilmación.

Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y

transferencia ilegal de bienes culturales.

LEY 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan

facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de

pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones.

Artículo 74. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. La

reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la Unidad

Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originales

relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de

documentos señalados en el Artíc ulo 251 del Código de Procedimiento Civil, con su

correspondiente valor probatorio”.

Ley 80 de 1993.

Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para

preservar contratos.

Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura.

Artículo 4. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación.

Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en

Movimiento.

Código de Comercio.

Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros

y papeles del comercio.

Decreto 1798 de 1990

Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes.

Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus

archivos.

Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticac ión de documentos originales y el uso de

sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su

poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas;

autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe

limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares,

entre otros.

Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.

Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la

tabla de retención documental a partir de su valoración.

Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos

deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de

archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los

documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación

desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición

final.

Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por

razones de conservación.

Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración

documental.

Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.

Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y

situaciones de riesgo.

Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de

archivo.

Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los

servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos

de archivo.

 

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

 

DEFINICIÓN: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a

su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en

las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

 

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política de 1991

Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de

grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los

demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Artículo 70. CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de

la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en

el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los

valores culturales de la Nación.

Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes

de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la

cultura. Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del

Estado.

Ley 47 de 1920. Protección del patrimonio documental y artístico.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del

patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación.

Ley 39 de 1981.

Artículos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades

bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a

conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de

microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno

Nacional.

Ley 80 de 1993.

Artículo 39. Segundo Párrafo. Las entidades estatales establecerán las medidas que

demande la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos

estatales.

Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los

archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos

microfilmados.

Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han

sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia

merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser

destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la

costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la

microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en

la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles

recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor

probatorio.

Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio.

Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial.

Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.

Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se

expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Artículo 134. Conservación y destrucción de libros.

Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.

Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida.

Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.

Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le

fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los

documentos.

Artículo 23. “Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla

de retención documental a partir de su valoración.

Artículo 25. “Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de los

documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan

valor histórico.

Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

NTC 3723. Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y

sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica de operación.

NTC 4080. Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado,

aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes.

NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y

plata.

NTC 5238. Micrografía : microfilmación de series: Procedimientos de operación.