Misión
Nuestra empresa está enfocada principalmente a brindar soluciones a las organizaciones públicas y privadas mediante el desarrollo de proyectos de organización, custodia y digitalización de archivos e implementación de Programas de Gestión Documental.
Logrando soluciones a corto y mediano plazo en el manejo de los documentos, administrándolos con eficiencia responsabilidad y compromiso, buscando disminuirle a las organizaciones la perdida de recursos y que puedan dar en el desarrollo a sus funciones con facilidad de una manera ágil, adecuada con soluciones precisas para el manejo de la información.
Visión
Asetocol pretende mediante el desarrollo de los servicios de Gestión Documental que viene ofreciendo, consolidarse en un periodo no mayor de cinco años como la empresa líder en la solución de problemas del manejo de la información de una organización contando con una gran gama de servicios que beneficien eficazmente a cualquier empresa.
Importancia del Archivo en la Entidad
Las organizaciones, ya sean de carácter público o privado, requieren de una eficiente gestión de la información que garantice el desarrollo de sus procesos haciéndolas altamente competitivas con el buen manejo del recurso de la información con grandes términos de relevancia y oportunidad, que posibilitan la modernización de sus procesos, en la toma de decisiones.
La ampliación de la calidad y la Cobertura de sus servicios, el uso racional de los recursos, acceso y participación ciudadana que se constituyen en garante de los derechos constitucionales y en testimonio fehaciente del quehacer de la administración en procura de una perpetúa memoria Institucional y Estatal.
Es importante resaltar la Organización de los Archivos, entendidos estos no como simples depositarios de documentos inservibles y acumulados sin ningún criterio archivistito de clasificación y ordenación, si no como:
Verdaderos centros de información que interactúan conjunta y dinámicamente con la gestión de una institución en beneficio de una colectividad participativa y democrática
Es por ello que acompañamos la iniciativa de este portafolio de servicios Archivísticos: Como lo Ordena la (Ley 594 del 14 de julio del 2.000 y la demás normatividad archivística vigente). Intención que se refleja sistemáticamente en esta presentación de los servicios que ofrecemos y describimos según criterios señalados por el Archivo General de la Nación, de acuerdo con las funciones señaladas en la ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990.
Como resultado a este proceso organizacional la Entidad logrará:
- Crear el Archivo de la Entidad si no existe y categorizarlo como lo Ordena el Capitulo III Articulo 7-9 y Capitulo IV Articulo 11-20 de la Ley 594/2.000.
- Cumplir el decreto 1080 de 2015. por el cual se expide el decreto único reglamentario del sector cultura.
- Elaborar e Implementar el Programa de Gestión Documental en cumplimiento de lo dispuesto en la ley 594/2000 Art. 21.
- Cumplir con lo dispuesto en la resolución 8934 de 2014. Por la cual se establecen las directrices de Gestión Documental y Organización de Archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Valorar, seleccionar y conservar la documentación que resulte trascendental para la gestión administrativa y la historia institucional de la Entidad.
- Racionalizar los recursos económicos, físicos, y humanos orientados por la Entidad, para la conservación, utilización y difusión del patrimonio documental local.
- Garantizar la preservación del patrimonio documental histórico de la Entidad, en cumplimiento Capitulo XI Artículos 46-49 de la Ley General de Archivos y la Constitución Nacional y demás legislación Colombiana sobre esta temática. Ya que los Organismos de Control y Vigilancia de los bienes del Públicos realizarán visitas de inspección a los Archivos de las Entidades del Estado y Entidades privadas que cumplen funciones públicas, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Archivos Capitulo VIII Artículos 32-35.