IMPORTANCIA DEL ARCHIVO DE LA ENTIDAD

Las organizaciones, ya sean de carácter público o privado, requieren de una eficiente gestión de la información que garantice el desarrollo de sus procesos haciéndolas altamente competitivas con el buen manejo del recurso de la información con  grandes términos de relevancia y oportunidad, que posibilitan la modernización de sus procesos, en la toma de decisiones.  La ampliación de la calidad y la

Cobertura de sus servicios, el uso racional de los recursos, acceso y participación ciudadana que se constituyen en garante de los derechos constitucionales y en testimonio fehaciente del quehacer de la administración en procura de una perpetúa memoria Institucional y Estatal.

Desde esta perspectiva es importante resaltar la Organización de los Archivos, entendidos estos no como simples depositarios de documentos inservibles y acumulados sin ningún criterio archivistito de clasificación y ordenación, si no como verdaderos centros de información que interactúan conjunta y dinámicamente con la gestión de una institución en beneficio de una colectividad participativa y democrática.

Es por ello que acompañamos la iniciativa de este portafolio de servicios Archivísticos: Como lo Ordena la (Ley 594 del  14 de julio del 2.000 y la demás normatividad archivística vigente).  Intención que se refleja sistemáticamente en esta presentación de los servicios que ofrecemos y describimos según criterios señalados por el Archivo General de la Nación, de acuerdo con las funciones señaladas en la ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990.

Como resultado a este proceso organizacional la Entidad logrará:

  • Dar cumplimiento a la Ley General de Archivos [Ley 594 de julio 14 del 2.000) y demás normas vigentes.  Especialmente en:
  1. Crear el Archivo de la Entidad si no existe y categorizarlo como lo Ordena el  Capitulo III Articulo 7-9  y Capitulo IV  Articulo 11-20 de la Ley 594/2.000,

 

  1. Cumplir el decreto 1080 de 2015. por el cual se expide el decreto único reglamentario del sector cultura.
  1. Elaborar e Implementar el Programa de Gestión Documental en cumplimiento de lo dispuesto en la ley 594/2000 Art. 21
  1.  Cumplir con lo dispuesto en la resolución 8934 de 2014. Por la cual se establecen las directrices de Gestión Documental y Organización de Archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. Identificar mediante el diagnostico documental el estado actual

Del acervo documental de la empresa a la luz del ciclo vital de

la documentación y de los procesos que conllevan la

organización de los fondos documentales acumulados (archivo

central) y archivos de gestión.

  1. Valorar, seleccionar y conservar la documentación que resulte trascendental para la gestión administrativa y la historia institucional de la Entidad.
  1. Racionalizar los recursos económicos, físicos, y humanos orientados por la Entidad, para la conservación, utilización y difusión del patrimonio documental local.
  1. Garantizar la preservación del patrimonio documental histórico de la Entidad, en cumplimiento Capitulo XI Artículos 46-49 de la Ley General de Archivos y la Constitución Nacional y demás legislación Colombiana sobre esta temática. Ya que los Organismos de Control y Vigilancia de los bienes del Públicos realizarán visitas de inspección a los Archivos de las Entidades del Estado y Entidades privadas que cumplen funciones públicas, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Archivos Capitulo VIII Artículos 32-35.

ASESORIA CONSULTORIA E INTERVENTORIA

Debido a que en los entornos de trabajo un porcentaje Considerable de la información es manejada a través de documentos impresos, se requieren sistemas de gestión documental eficaces y fiables, que permitan, tanto la agilización del trabajo cotidiano, como la preservación de la memoria y el conocimiento de la organización, al tiempo que faciliten la accesibilidad, búsqueda y consulta de los documentos.

Dentro de las actividades de asesoría, consultoría e interventoría que ofrecemos se destacan las siguientes:

  • Análisis y diagnóstico documental de la situación real de fondos documentales[1] y archivos de gestión que permita cuantificar, caracterizar y describir la documentación.
  • Organización de fondos documentales acumulados
  • Digitalización de documentos.
  • Almacenamiento y custodia de documentos.
  • Implementación de la ventanilla única de correspondencia.
  • La definición de las políticas de conservación y eliminación de los documentos.
  • La elaboración de instrumentos y procedimientos de la gestión documental tales como tablas de retención –TRD, valoración documental, manuales de archivo, manuales de registro y correspondencia, y demás.
  • La preparación de las herramientas que permitan la personalización y adaptación de los sistemas informáticos de gestión de documentos y los flujos de trabajo.
  • El seguimiento y supervisión de los procesos de implantación de herramientas archivísticas e informáticas.
  • Investigaciones institucionales y cuadros de estructuras orgánicas que faciliten la organización de los documentos de acuerdo con el principio de procedencia y orden natural.

[1] Fondos documentales acumulados –FDA: están constituidos por la documentación reunida por una entidad en el transcurso de su vida institucional  sin ningún criterio archivístico de organización y conservación.

SISTEMATIZACION DE ARCHIVO

La sistematización de los archivos se realiza con el fin de que las entidades una vez organizados sus archivos, cuenten con un sistema de recuperación de la información donde se indique la localización  física   de  los documentos e identificación de los datos

principales de las unidades de conservación, para su fácil ubicación y también sirve como herramienta para la ejecución de los demás procesos archivísticos.  “Es por ello que se hace necesario contar con un Sistema Integrado de Control y Administración de Documentos”.

MICROFILMACION Y DIGITALIZACION

t.Microfilmación: es básicamente una técnica fotográfica aplicada a la reducción de documentos, que permite disponer de una modalidad compacta de archivo. Es precisamente esta reducción de tamaño de donde derivan sus aplicaciones y por consiguiente sus ventajas:

– Ahorro de espacio

– Ahorro de elementos de archivo

– Acceso rápido y facilidad de consulta

– Seguridad y durabilidad (más de 100 años)

– Facilidad de distribución

– Economía (es el sistema de reproducción de

Información más económico)

– Independiente de la tecnología en uso

– Validez legal

–  Preservación de los documentos originales

– Ahorro en costos de mantenimiento

– Larga conservación de la información

Digitalización: proceso que convierte cualquier tipo de documento en imagen electrónica digital codificada. El documento digitalizado es inmediatamente accesible y reproducible a través de un computador, sin que exista pérdida alguna de calidad en sucesivas copias o accesos. Ofrece ventajas similares a la microfilmación, pero se distinguen otras como:

– Controlar el ciclo de vida de los documentos y su almacenamiento.

– Facilitar los procesos de descripción a diferentes

Niveles, la catalogación y publicación de los

instrumentos de descripción.

– Facilitar la reproducción de los documentos.

– Por supuesto, para agilizar la consulta.

– Difundir los fondos de forma masiva y económica.

– Facilitar y controlar el acceso a los documentos.

– Controlar la gestión de oficinas productoras, donantes,

proveedores, usuarios, etc.

CAPACITACION Y TALLERES

Las empresas tienen necesidades específicas de formación que se orientan hacia una educación de tipo no formal mediante cursos, talleres y seminarios que resuelven de forma ágil y práctica necesidades básicas de capacitación en gestión documental.

Estas capacitaciones involucran tanto a los profesionales y personal dedicado al archivo y correspondencia como al personal de toda la empresa, pues un manejo eficaz de la información debe involucrar a la organización entera.

  • Entre muchos de los programas de capacitación que ofrecemos se destacan:
  • Archivística básica
  • Procesos archivísticos
  • Programas de Gestión Documental
  • Organización de Fondos Documentales Acumulados
  • Elaboración de Tabas de Valoración Documental
  • Elaboración de Tablas de Retención Documental
  • Aplicación de la Tabla de Retención Documental.
  • Elaboración de manuales de archivo
  • Elaboración de manuales de correspondencia
  • Sistemas de información en la organización
  • Administración de archivos
  • Conservación de archivos
  • Microfilmación de documentos
  • Digitalización de documentos
  • Entre otros

ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS

Los métodos de almacenamiento inadecuados tienen un efecto directo en la vida útil de los materiales. Las condiciones de descuido, desorganización y amontonamiento rápidamente producen daños a las colecciones que podrían ser evitados.

Es por eso que las edificaciones destinadas a la conservación o almacenamiento de documentos, deben reunir unas condiciones especiales -que en Colombia están orientadas por diferentes normas entre las que se destacan el Acuerdo 049 del 5 mayo de 2000, emanado del Archivo General de la Nación-AGN, que busca  garantizar la protección ante agentes destructores tales como el clima, la temperatura, agentes bióticos (insectos, bacterias, hongos, roedores, químicos, catástrofes (incendios, guerras, inundaciones, explosiones, vandalismo), e incluso, de los mismos seres humanos.

Para dar solución a estos problemas contamos con depósitos para almacenamiento y custodia de documentos en óptimas condiciones  y a precios módicos por la custodia de unidades de conservación.